Como criar uma boa mensagem no correio eletrônico

– Envie cópias para o menor número possível de pessoas. A boa regra é a economia. Mensagens distribuídas para muitos remetentes consomem o serviço de correio, reduzindo sua qualidade. Nas empresas, a leitura por quem não precisa receber a mensagem é fator significativo de perda de produtividade. Enviar cópias para muitas pessoas tem outro risco: vai que todo mundo resolve te responder? E cuidado com o uso do recurso “responder para todos”. Antes de apertar o botão de “enviar”, verifique se é conveniente que sua mensagem vá para toda aquela gente. Os usuários do Lotus Notes têm o recurso de definir a mensagem como “impedir cópia”. É bom recurso para evitar reenvios inadvertidos da sua mensagem.

– Desejando saber se o destinatário recebeu o e-mail, ative o “aviso de leitura”. Este procedimento é útil quando seu interlocutor é do tipo que se esquiva dizendo “não recebi seu e-mail”. Em tempo: o Gmail não tem este recurso.

– Cópia oculta é coisa feia. Não recomendo seu uso. Quando você envia a cópia oculta para alguém, é o mesmo que fofocar com ele sobre o conteúdo do e-mail enviado para o destinatário. A questão ética é que o destinatário não sabe que você copiou a mensagem para outro! Não esqueça de considerar o “corretor ético” antes de enviar seu e-mail. Ainda mais: lembre-se que a pessoa que recebe uma cópia oculta de você fica sabendo que você usa esse recurso. E sabe que você pode estar usando-o nas mensagens destinadas a ela. Não é boa prática.

– Agora, uma norma de etiqueta: Inicie a mensagem com o nome do destinatário. Os e-mails trazem a informação do remetente, mas o texto da mensagem começando pelo nome da pessoa, ou um “Prezado Fulano”, é bem visto por quem recebe a mensagem. Um “bom dia” também é simpático. Por outro lado, se a mensagem for pequena e sem muita importância, simplifique tudo. Não precisa nem usar letra maiúscula no início da frase.

– Verifique a ortografia de sua mensagem. Todos os softwares de e-mails têm corretores ortográficos. Uma mensagem com muitos erros passa a sensação de pouco apreço ou mesmo desrespeito com o destinatário. Após utilizar o corretor, vale a pena procurar aquelas palavras que existem no português e são diferentes apenas no acento. É o caso de “análise” e “analise”, “gerência” e “gerencia”. Se a Microsoft fosse brasileira, teríamos uma função no corretor ortográfico para apontar estas palavras e nos deixar escolher a forma desejada. Como somos tupiniquins, temos mesmo é que ter atenção para o que escrevemos.

– Em tempo: escreva no bom e velho português. Abreviações devem ser evitadas. Deixe seus símbolos e carinhas :-) para usar nos torpedos e no MSN.

– Decida seu padrão de identificar os parágrafos. Lembre que se você usa uma linha em branco entre os parágrafos, não precisa usar a identação (deslocamento para a direita do início do parágrafo) no início de parágrafo seguinte. Eu particularmente não gosto de identação ao escrever e-mails. Um bom texto alinhado pela esquerda é muito agradável de ler.

– Não use letras de vários tipos, tamanhos e cores. Letras que variam de tamanho e cor tornam a leitura mais difícil e tiram a seriedade das mensagens. Palavras escritas em maiúsculas são difíceis de ler. São entendidas como palavras “gritadas”. A não ser que seja o caso, evite-as.

– Inclua em seu software de correio uma assinatura automática com informações para facilitar o contato com você. Atenção para a segurança, não forneça seu endereço (rua e número) indiscriminadamente. No caso de e-mails profissionais, evite incluir seu número de celular na assinatura automática. Dê preferência a fornecer um telefone fixo que disponha de correio de voz (secretária eletrônica). Número de celular só deve ser fornecido para as pessoas certas. Alguns mais cuidadosos, recomendam usar uma imagem para a assinatura no final do e-mail. Como os e-mails podem ser interceptados, imagens são menos sujeitas a identificação por softwares que bisbilhotam o trânsito de mensagens na rede.

– Cuidado com o que escreve em seus e-mails. As mensagens podem ser monitoradas. Se sua conta de correio é fornecida pela empresa, tenha atenção para os assuntos tratados. Piadas, conversas íntimas ou outros assuntos pessoais podem ser questionados. As empresas costumam informar seus empregados que o recurso correio é um instrumento para o desempenho de atividades profissionais. O problema é que nós todos usamos o e-mail do trabalho para tratar assuntos particulares. A questão ainda está em aberto. Não há uma definição legal definitiva, mas há que ter cuidado. Entretanto, considere que suas mensagens são parte do seu trabalho e pertencem às empresas. Como tal, suas mensagens podem ser (ou são) monitoradas. Evitem passar por constrangimentos ou a exposição a medidas do departamento de pessoal. Já houve casos de demissão por justa causa. Uma solução simples é adotar uma conta de correio externa (os Hotmails e Gmails da vida) para tratar os assuntos particulares.

– No repasse de e-mails, atente para a necessidade de enviar os anexos. Estes podem não ser mais necessários. Isso acontece quando estamos respondendo a quem nos enviou o anexo. A banda da rede está crescendo, mas devemos ter responsabilidade e evitar o trânsito desnecessário de megabytes.

– Se você gosta de enviar arquivos de piadas, textos interessantes, vídeos etc., verifique antes se seu destinatário gosta de receber este tipo de mensagem. Às vezes ele não pede para você parar por pura timidez ou receio de magoar o amigo. Tenha o mesmo respeito por ele.