Duas regras de ouro para uma boa mensagem de correio eletrônico

Já falamos sobre a etiqueta no uso do correio eletrônico em outro artigo (ver artigo). Reforço aqui duas regras para o uso dos e-mails que aumentam sensivelmente a eficiência no seu uso. No ambiente empresarial, apenas com estas regras, podemos ganhar boas dezenas de minutos por semana de eficiência. Parece pouco?

Notem que os minutos poupados por cada funcionário de uma empresa com o melhor uso do correio eletrônico, multiplicados por toda a força de trabalho, proporciona economia significativa de recursos. Façamos as contas. Considerem uma empresa em que 1.000 funcionários usam correio eletrônico regularmente. Imagine que o salário médio da empresa é R$40 a hora de trabalho. Se eles economizarem, por semana, 15 minutos do tempo da utilização do correio eletrônico, isso será equivalente a uma hora de economia por mês. No caso dessa empresa hipotética, o valor é: 1.000 funcionários x R$40/hora x 1h/mês, que corresponde a uma economia de R$40 mil por mês com a disponibilização desse tempo para outras atividades de interesse da empresa.

Então vamos as tais famosas regras:

– não envie e-mails “com cópias”!

Quando usamos e-mails é muito fácil replicar a mensagem para muita gente. Para quê? Qual o propósito da cópia de uma mensagem? O envio de e-mails com cópias gera ambigüidades no entendimento para quem recebe a mensagem. É esperado dele ou dela alguma ação? É apenas para o destinatário copiado tomar conhecimento? Ou é apenas para informar seu chefe que você está trabalhando, atuando na produtiva atividade de “gerar e-mails”? A ambigüidade nos e-mails já é um problema por si só. Sempre devemos dizer o que esperamos que o destinatário faça. É recomendado explicitar se o e-mail é “para seu conhecimento” ou “para sua ação”. Em princípio, quem recebe uma cópia está apenas sendo informado. Não é esperada nenhuma ação da pessoa no processo que o e-mail está tratando. Esta etiqueta no uso de cópias de mensagens é tão complicada que um procedimento muito utilizado é um gerente solicitar à sua equipe simplesmente que não utilizem o famoso recurso “cc” no envio das mensagens. Surpresos? Pensem um pouco. Não é uma medida tão radical como parece à primeira vista.

– use um e-mail para cada assunto!

Não trate vários assuntos num mesmo e-mail. Não há motivo para economizar o número de e-mails enviados. Vários assuntos tratados em um mesmo e-mail aumentam a chance de haver mais pessoas envolvidas e a necessidade de ter que “copiar” o e-mail para muita gente, o que fere o preceito descrito na regra anterior. Um e-mail para cada assunto permite que façamos um bom acompanhamento da evolução dos assuntos. Notem que o Gmail, por exemplo, grupa os e-mails por assunto descrito no título, permitindo uma visão consolidada destes sem a necessidade de anexar o e-mail anterior. A boa prática é definir bem o título de modo que a mensagem original e seus desdobramentos possam ser “acompanhados” nas respostas e mensagens seguintes tratando o assunto.

Não vamos elaborar muito estas sugestões. Elas são boas porque são simples. Ponham em prática e tenham a certeza que terão mais alguns minutos preciosos poupados no trabalho ou em suas vidas para fazer coisas mais importantes. Uma questão importante de gestão é o que fazer com o tempo amealhado por boas práticas que aumentam nossa eficiência. Mas isso já é outro assunto.

[Benvenido Pedreira]
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