Como ir embora do trabalho mais cedo? Boas dicas divulgadas pela HP

Recebi um texto da HP (HP Learning Center) sobre gerência do tempo que se destaca pela qualidade. O material apresenta 10 maneiras de ser mais eficiente no dia a dia do escritório. O título do artigo é: “10 maneiras de deixar o trabalho mais cedo”. São conselhos preciosos. Na realidade, sabemos deles há muito, mas a pressão diária do trabalho nos faz esquecê-los. Caímos na armadilha da fazermos as coisas do jeito mais fácil e menos eficiente. A tendência é fazer o trabalho como gostamos ou é mais cômodo. Deixamos de lado como deveríamos fazer. Chega de conversa fiada, estamos perdendo tempo. Vamos às dicas da HP:

1 – Seja organizado: Parece óbvio. Entretanto, quantos de nós chega ao trabalho e vai direto olhar o correio eletrônico. Daí, estimulados por e-mails sorteados aleatoriamente, vamos construindo nossas tarefas diárias. Organize seu trabalho! Procure ter uma visão geral do que será o seu dia de trabalho, marque as reuniões necessárias, solicite os recursos (materiais, informações etc.) que serão usados, reserve o tempo para fazer o seu trabalho solitário.

2 – Delegue e compartilhe o trabalho sabiamente: Por que ficar brincando de descobrir um certo macete do Excel se existem tantos profissionais ao seu lado que podem resolver imediatamente o problema da planilha. Fazemos isso porque é mais lúdico programar em Excel! Preferimos programar em Excel no lugar de cumprir o objetivo da tarefa. Use os recursos profissionais adequados e economize seu tempo.

3 – Defina prazos rígidos para suas tarefas: Estabeleça tempos de 60 a 90 minutos sem interrupção para concluir pequenos projetos. Não permita ser interrompido por telefonemas, correios eletrônicos ou chats durante estes projetos. A produtividade desses momentos vai surpreender.

4 – Gerencie sua energia tão bem quanto seu tempo: Não distribua seus projetos em pequenas fatias de tempo ao longo dos dias. Concentre suas energias, você ficará mais focado e aumentará sua produtividade.

5 – Chegue cedo!: chegar 1 hora antes dos outros lhe libera das distrações provocadas pelos colegas do escritório. O artigo da HP aponta para um bônus extra dessa prática: você evita o engarrafamento do trânsito de manhã! É conselho importante para os paulistas ou os moradores da Barra da Tijuca, no Rio de Janeiro.

6 – Identifique sua janela de produtividade: descubra em qual momento do seu dia de trabalho você é mais produtivo. Concentre problemas difíceis ou mais desafiadores para essa hora do dia.

7 – Automatize e contrate fora: a regra serve para uma empresa, mas deve ser adotada também por pessoas individualmente. Fazer você mesmo todas as tarefas não é a maneira menos custosa ou mais eficiente de fazer as coisas. Verifique o que não é central na sua atividade e transfira para terceiros. Deixe para você fazer as tarefas que vai desenvolvê-lo profissionalmente ou demonstrarão sua produtividade e qualidade de trabalho.

8 – Saiba quando dizer não: Não se deixe sobrecarregar de trabalho só para deixar outros felizes todo o tempo. Respeite suas próprias limitações. Não aceite solicitações de última hora. Negocie o que pode ser feito, no tempo em que pode ser realizado e com a qualidade estabelecida antecipadamente.

9 – Obedeça a regra 80/20: Ela estabelece que 80% dos seus resultados vêm de 20% de seus esforços. Identifique os esforços mais produtivos e se concentre neles.

10 – Cuidado com o perfeccionismo: A pergunta trazida pelo artigo da HP resume bem nosso descuido com gestão do tempo: “Aquele relatório semanal lido por apenas duas pessoas precisa ter gráficos coloridos detalhados e margens perfeitamente espaçadas?” Muitas rotinas diárias não precisam ser feitas perfeitamente. Resumindo: Pergunte-se se o esforço que você está despendendo numa tarefa compensa o retorno do resultado final?

Use essas dicas e vá para casa mais cedo curtir a família.