Cachorro que tem dois donos morre de fome

que tal ter uma (e somente uma) pessoa responsável por cada tarefa?

Quem trabalha em projetos já ouviu este ditado. Depois da deliciosa expressão “mais perdido do que cachorro que caiu do caminhão de mudança”, essa outra referência aos caninos é das mais ilustrativas de uma situação comum no ambiente gerencial. É perfeita a imagem do animal que sucumbe a dúvida de seus donos, que não sabem quem tem que lhe dar comida.

O objetivo do ditado é alertar para os problemas que advêm da falta de definição de quem deve cumprir uma tarefa. A falta do responsável designado gera problemas tanto no caso de ninguém cuidar do assunto, quanto na possibilidade de haver excesso de pessoas querendo tratar o problema. A falta ou excesso tendem a ser ditadas pelas características do trabalho a ser executado. Se a atividade é monótona, ou complexa, se é desestruturada, enfim, não é agradável de fazer, os donos em potencial desaparecerão. Se, por outro lado, for uma atividade interessante, que dá visibilidade, produz retorno para os envolvidos, é possível que haja fila daqueles que desejarão assumir seu controle. De todo modo, a indefinição gera tumulto. Mesmo quando houver muitos interessados, a falta de definição gerencial pode jogar o problema no campo da competição para resolvê-lo. Nesse caso, a competição é daninha e é fator de ineficiência na organização.

Há os caso em que o responsável não cuida da tarefa porque ele não sabe que foi incumbido dela. Às vezes ninguém se sente responsável por uma tarefa pelo simples motivo de que ela efetivamente não tem dono. Você, sábio gerente, definiu alguma coisa para ser feita e, ou não disse quem deve fazê-la, ou entregou o trabalho de forma ambígua a mais de um responsável. Ou seja, a rigor, a culpa pela indefinição do responsável é sempre do gerente. Ele, por inexperiência ou falta de segurança, não tomou a decisão necessária. Às vezes, o trabalho é interessante e várias pessoas querem a tarefa para si. Para quem dar o prêmio? O gerente hesita. Isso pode ocasionar processos de litígios pessoais entre os interessados. A outra faceta do problema ocorre quando o trabalho é monótono e o gerente fica constrangido em escolher o desafortunado que vai herdá-lo. Se a tarefa não é atraente, sem saber quem é o dono, as pessoas atuam marginalmente, afinal, a proatividade não é virtude encontrada em todas as esquinas. Qualquer obstáculo é motivo para estancar e esperar que o outro potencial responsável assuma.

Definir o dono de um problema é boa parte de sua solução. As técnicas de gerência de projetos pregam que bem no início do empreendimento seja definida a estrutura das responsabilidades. Quem patrocina? Quem decide sobre os requisitos? Quem homologa? Que tudo fique claro desde o início. Mesmo considerando as coisas no campo do bom senso, recomendo que sempre se opte por um e somente um dono de uma tarefa. Doa quem doer. Se a decisão magoar alguém, não se recrimine, se você não tomá-la, vai doer em você mesmo. Adote o famoso conselho de Maquiavel: faça todo o mal de uma vez e o bem aos poucos. E não adianta tentar carregar os problemas dos outros. Seu altruísmo só vai gerar mais dificuldades. Os problemas crescem e atingem a mais gente, e em escala maior de dificuldade. Não hesite nessa área! Defina quem vai alimentar o cachorro.

(benvenido pedreira)